Vertragsmanagement

Digitalisierung der Vertragsverwaltung

Vertragsmanagement umfasst die Dokumentation, Betreuung, Überwachung und das Controlling sämtlicher vertragsrelevanter Inhalte und Kommunikationsaktivitäten (schriftlich wie auch mündlich) insbesondere im Hinblick auf technische, terminliche, personelle und finanzielle Aspekte.


Wozu Vertragsmanagement?

Verträge sind die Basis für das wirtschaftliche und rechtliche Handeln von Unternehmen. Sie sind das Fundament einer jeden Geschäftsbeziehung, die sich wiederum direkt auf die Ziele und den Erfolg eines jeden Unternehmens auswirken.
Verträge bieten Chancen als auch Risiken. Die resultierenden Pflichten und Ansprüche müssen ausgehandelt, festgehalten, dokumentiert aber auch überwacht werden, sodass auch Jahre nach der Vertragsschließung Potenziale genutzt und Risiken vermieden werden können.
Darüber hinaus bietet ein professionelles Vertragsmanagement eine optimale Informationsbasis für operative als auch strategische Entscheidungen für die Entwicklung der Geschäftsbeziehungen, die sich im Umkehrschluss wieder im Unternehmenserfolg bemerkbar machen.
Zu guter Letzt erfordern gesetzliche und regulatorische Anforderungen eine lückenlose Dokumentation und Überwachung sowie ein professionelles Vertragsmanagement im Hinblick auf ein aktives Risikomanagement.
Neben der Realisierung bzw. Vermeidung von wirtschaftlichen Auswirkungen unterstützt Sie ein professionelles Vertragsmanagement bei der Wahrnehmung von gesetzlichen und regulatorischen Pflichten.

 

Wen betrifft Vertragsmanagement?

Grundsätzlich sind sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens vom Vertragsmanagement betroffen. Etwaige Ansprüche richten sich regelmäßig für bzw. gegen die Gesellschaft. Den gesetzlichen Vertretern einer Gesellschaft werden mit der einhergehenden Sorgfaltspflicht besondere Aufgaben zuteil – auch hier ist ein professionelles Vertragsmanagement die Grundlage zur Wahrnehmung gesetzlicher Pflichten.
Demnach sind sämtliche Personen im Vertragsmanagement Prozess zu berücksichtigen und einzubinden, die in irgendeiner Form mit Verträgen der Gesellschaft und deren Geschäftspartnern in Verbindung stehen.

Regelmäßig betrifft dies u.a. folgende Fachbereiche in Wirtschaftsunternehmen:

  • Einkauf (Verhandlung und Schließung von Verträgen mit Lieferanten, Partnern etc.)
  • Vertrieb (Verhandlung und Schließung von Verträgen mit Kunden, Partnern etc.)
  • Rechtsabteilung (Verhandlung, Schließung, aber auch rechtliche Begutachtung unter Berücksichtigung von gesetzlichen Vorschriften, Risiken etc. von Verträgen)
  • Controlling (Überwachung, Auswertung, Risikobewertung und Reporting von Verträgen)
  • Geschäftsführung (Aufbau und Optimierung eines internen Kontrollsystems – IKS, u.a. auch Sorgfaltspflichten)

 

Welche Kernaufgaben gibt es im Vertragsmanagement?

Übergeordnet lassen sich folgende Kernaufgaben des Vertragsmanagements festhalten, die ein professionelles digitales Vertragsmanagement auch zwingend berücksichtigen sollte, sodass der Vertragslebenszyklus ganzheitlich digital unterstützt werden kann (Contract Lifecycle Management):
 

  • Vertragsinitiierung (Anbahnung)

Die Vertragsinitiierung beschreibt die Geschäftsanbahnung, die im rechtlichen Kontext ebenfalls Rechte und Pflichten nach sich zieht, noch bevor ein Vertrag überhaupt erst geschlossen wurde. Neben dem rechtlichen Aspekt bietet die Vertragsinitiierung aber auch die Chance, das unternehmenseigene Vertragsdokument im Anbahnungsprozess als erstes zu positionieren und somit eine vorteilhafte Rolle im Verhandlungsprozess einnehmen zu können.
 

  • Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling beschäftigt sich im Vertragsmanagement mit der Steuerung und Überwachung von Vertragsrisiken, -pflichten aber auch dem Vertragsinventar als solches. Dieses bildet wiederum die Informationsbasis für die Auswertungen und das Reporting von Verträgen. Gerade die Überwachung von vertraglichen Chancen, Risiken, Pflichten und Ansprüchen sollte im Prozess der Vertragsschließung aktiv berücksichtigt werden und sollte nahtlos in die Vertragsverwaltung überführen.
 

  • Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung dient der Optimierung des Vertragswesens. Ziel ist es, sämtliche vertragsrelevante Informationen (u.a. auch Informationen aus dem Vertragscontrolling) digital zu verwalten. Die Strukturierung dieser Daten gilt als elementare Aufgabe der Vertragsverwaltung und beinhaltet nicht nur inhaltliche sondern auch prozessuale Aspekte (Prüfung, Genehmigung, Schließung, Erfüllung, Überwachung, Kündigungsoptionen etc.).
 

  • Vertragsarchivierung

Die Vertragsarchivierung als vierter Bestandteil des Vertragsmanagements umfasst die unveränderbare, langfristige und revisionssichere Archivierung von sämtlichen vertragsrelevanten Informationen und Dokumenten in elektronischer Form – unter Berücksichtigung von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen. Zielsetzung ist es, alle diese Informationen und Dokumente in einer zentralen Datenbank zu vereinen und ebenso für die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling zur Verfügung zu stellen.

 

Was bietet HMP für das Vertragsmanagement?

Das HMP Enterprise Contract Management (HMP ECM) ist eine professionelle Vertragsmanagement Lösung die innerhalb spezifischer Abteilungen aber auch konzernübergreifend eingeführt werden kann.
Das breite Funktionsportfolio macht HMP ECM zu einem Contract Lifecycle Management System, das sich spezifisch an die Anforderungen aller Organisationen eines Unternehmens (bspw. Einkaufs- und Rechtsorganisationen) flexibel anpassen lässt.
HMP ECM digitalisiert und unterstützt den gesamten Vertragslebenszyklus und erfüllt somit die Anforderungen an ein professionelles Vertragsmanagement, insbesondere im Hinblick auf die vier wesentlichen Kernaufgaben im Vertragsmanagement (siehe Kapitel „Welche Kernaufgaben gibt es im Vertragsmanagement?“).
Darüber hinaus verfügt HMP ECM über fachspezifische Funktionen zur Optimierung sowie Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitstätigkeiten.

Somit werden nicht nur rechtliche und regulatorische Pflichten wahrgenommen und die Kernaufgaben des Vertragsmanagements erfüllt, sondern auch die bereichsübergreifende Business Collaboration (barrierefreie Kommunikation und Zusammenarbeit) gesteigert, Ressourcen und Kosten minimiert und die Rechtssicherheit im Vertragsprozess gesteigert, um Risiken zu minimieren – dies alles unter Berücksichtigung Ihrer Compliance Anforderungen.

 

Ist Vertragsmanagement branchenabhängig?

Die fundamentalen Kernaufgaben bzw. Phasen sind in allen Branchen übergreifend anzutreffen, da Sie das Vertragsmanagement signifikant kennzeichnen.
Dennoch können Anforderungen an ein professionelles Vertragsmanagement in unterschiedlichen Branchen divergieren.
Hierfür sind zwei Ursachen zu nennen:

  • Gesetzliche und regulatorische Anforderungen
  • Prozessuale und ablauforganisationsorientierte Anforderungen

Gutes Digitalisierungshandwerk, und damit auch das digitale Vertragsmanagement, zeichnen sich insbesondere dadurch aus, dass gesetzliche und regulatorische Anforderungen als auch individuelle prozessuale Anforderungen erfüllt werden.
So haben rechtliche und regulatorische Anforderungen in manchen Branchen (z.B. Pharma, Banken) in der Nachvollziehbarkeit oder Revisionssicherheit bei der Vertragshistorie umfangreichere Einflüsse auf Unternehmen als in anderen Branchen.

Daneben lässt sich feststellen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen auch unterschiedlichste Abteilungen in das Vertragsmanagement eingebunden sind. Hieraus ergibt sich, dass unterschiedliche Anspruchsgruppen auch unterschiedliche funktionale Anforderungen von einem Vertragsmanagement System erfüllt wissen wollen. Nur so kann sich die digitale Lösung optimal in die unternehmensspezifischen Prozesse einbinden und nur so lassen sich die angestrebten Potenziale durch die Prozessoptimierung als auch -automatisierung heben.

Durch die jahrelange Projekterfahrung von HMP hat sich auch HMP ECM gezielt an branchenspezifischen Anforderungen orientiert und weiterentwickelt.
Besonders hervorzuheben sind die gesetzlichen und regulatorischen Auflagen aber auch ablauforganisationsorientierte Anforderungen der Automobil- und Pharmaindustrie sowie der Banken, die durch HMP ECM zum einen funktional und durch die HMP Projekterfahrung zum anderen beratungsorientiert bedient werden.

Darüber hinaus arbeiten Abteilungen vom Einkauf, über Controlling, Finanzen, Vertrieb, Compliance, Qualität bis hin zu Recht mit HMP ECM und erhalten neben einem bereichsübergreifenden Vertragsmanagement System auch fachspezifische HMP ECM Funktionalitäten, die abteilungsspezifische Tätigkeiten prozessoptimierend als auch -automatisierend übernehmen.
 

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