Lieferantenmanagement

Das strategische Lieferantenmanagement fokussiert die systematische Bewertung und Steuerung der Lieferanten bzw. Dienstleister zur Optimierung bestehender und künftiger Geschäftsbeziehungen.

Wozu ein strategisches Lieferantenmanagement?

Die strategischen Ziele des Lieferantenmanagements befassen sich mit der mittel- bis langfristigen Optimierung der Lieferantenbasis. Ausgehend von kategorie- oder materialgruppenspezifischen Beschaffungsstrategien gilt es, präzise Entwicklungsmaßnahmen zu definieren. Diese führen zu einer kontinuierliche Erhöhung der Lieferqualität oder auch zur Senkungen von Beschaffungskosten.

Im Zuge der Fokussierung auf das eigene Kerngeschäft eines Unternehmens ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern unerlässlich. Dies führt unweigerlich dazu, dass Einkaufsorganisationen eine besondere Bedeutung im Unternehmen zuteil wird.
Für den Einkauf ist ein digitales und strategisches Lieferantenmanagement daher eine zentrale Erfolgsvoraussetzung für ein bereichsübergreifendes, effizientes und nachhaltiges Arbeiten, um bestehende Lieferantenbeziehungen durch kooperativ abgestimmte Entwicklungsmaßnahmen weiter zu optimieren und neue Lieferanten zu gewinnen.

Dabei erzielt eine kontinuierliche Prozessoptimierung in den Kommunikations- und Beschaffungsprozessen mit den Lieferanten erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungspotenziale.
Darüber hinaus dient ein strategisches Lieferantenmanagement auch dem aktiven Risikomanagement. Hierbei können wesentliche Risiken im Beschaffungsprozess oder auch am Lieferanten entdeckt und festgehalten werden. Im Anschluss können Notfallkonzepte in Form von Alternativlieferanten und -einkaufsstrategien definiert werden, damit Kernprozesse jederzeit am Leben gehalten werden (Business Continuity Management).
Ein digitales strategisches Lieferantenmanagement führt zu mehr Standardisierung, Prozessoptimierung, zur Steigerung des Qualitäts und Risikomanagements und durch übergreifende Auswertungen zu schnellen fundierten Entscheidungen.

Welche Kernaufgaben kennt das strategische Lieferantenmanagement?

Das strategische Lieferantenmanagement fokussiert sich vorrangig im Rahmen der Beschaffungsstrategien auf die zu beziehenden Produkte und Leistungen (Bedarfe) sowie die einzelnen Anbieter (Lieferanten) hierzu.
Produkte und Leistungen werden regelmäßig in Form von Warengruppen klassifiziert und gruppiert. Dies gibt dem Unternehmen einen übergeordneten Blick auf sämtliche Bedarfe, welche zusätzlich sinnvoll nach Bedeutung priorisiert werden können. Ferner soll dies zu nützlichen Informationen führen, in welchen Bereichen Kosteneinsparungspotenziale besonders groß bzw. sinnvoll sind.
Das Management von Lieferanten führt zunächst zu mehr Transparenz, welche Produkte und Leistungen von welchen Lieferanten und zu welchen Konditionen bezogen werden. Anschließend wird hierüber deutlich, welche Lieferanten für das Unternehmen von besonderer Bedeutung sind (Lieferantenklassifizierung).
Neben der Lieferantenklassifizierung werden die Lieferanten anhand von definierten Kennzahlen und Kriterien (Hard- und Soft Facts) und Ihre Beschaffungsleistung bewertet (Lieferantenbewertung).
Anhand der Lieferantenbewertung ergeben sich unterschiedliche Handlungsanweisungen für Entwicklungsmaßnahmen, um Risiken im Beschaffungsprozess zu minimieren, die Lieferqualität zu steigern und Beschaffungskosten zu reduzieren.

Darüber hinaus befasst sich ein strategisches Lieferantenmanagement auch mit denjenigen Lieferanten, mit denen man zukünftig zusammenarbeiten möchte. Der sog. Onboading-Prozess beschreibt die Lieferantenregistrierung, die Lieferantenselbstauskunft und die eigentliche Aufnahme des Lieferanten in den zentralen Lieferantenstamm. Neben dem Mehrwert einer transparenten Datenhaltung können hier zusätzlich Qualitäts- bzw. Compliance-relevante Informationen abgefragt werden, um auch weitere wesentliche Geschäftsbereiche einzubinden.

Welche Schnittstellen kennt das strategische Lieferantenmanagement?

• Vertragsmanagement
  Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern beginnt schon beim Onboarding-Prozess in Form von Verschwiegenheitsvereinbarungen (NDAs) sowie bei der eigentlichen Beschaffung auf der der Basis von Rahmen- und Einzelverträgen (Kaufvertrag, Liefervertrag, Werkvertrag etc.). Zusätzlich werden in Verträgen die einzelnen Leistungskriterien festgehalten, die wiederum für die Lieferantenbewertung ausschlaggebend sind (Lieferqualität, Lieferzeit, Liefertreue). Abschließend enthalten Verträge regelmäßig auch Risiken (Vertragserfüllung, Haftung, Vertragsstrafen bei Nichterfüllung etc.), die es im Beschaffungsprozess aktiv zu managen gilt.
   
• Auslagerungsmanagement
  Die Dienstleistungssteuerung im Rahmen von Auslagerungen erfordert ebenfalls ein strategisches Lieferantenmanagement, um den regulatorischen Anforderungen im Finanzsektor gerecht zu werden. Im Vordergrund stehen hier wichtige Prozesse, für eine Risikobewertung des Dienstleisters, Weiterverlagerungen, Selbstauskunft und der vertraglich vereinbarten Leistungsbewertung (KPIs). Regelmäßige und anlassbezogene Leistungs- und Risikobewertungen des Dienstleisters sind Bestandteil der Aufgaben für das Monitoring und damit verbundenen Steuerungsmaßnahmen. Die zentrale Datenhaltung und digital geforderte Auswertungen (Auslagerungsregister) über jede Auslagerung und anhand der einzelnen Dienstleister (Lieferanten) erleichtert zudem die Berichtspflichten.
   
• Compliance-, Risk- und Qualitätsmanagement (Lieferanten Due Dilligence)
  Bei der Korruptionsbekämpfung, der Geldwäscheprävention, dem Kampf gegen unzulässige Kinderarbeit, der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie internen Richtlinien und Leitwerten spielt die regelmäßige Lieferanten Due Dilligence eine wesentliche Rolle. Insbesondere beim Lieferanten Onboarding-Prozess sowie der regelmäßigen Lieferantenbewertung und -entwicklung müssen Compliance- und Risiko relevante Aspekte aktiv berücksichtigt werden.

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