Elektronische Akte

Digitalisierung der Rechtsakte


Die elektronische Akte setzt sich zum Ziel, sämtliche relevanten Informationen, Dokumente, Daten, Schriftverkehr, Zuständigkeiten und externe Beteiligte vorgangsbezogen abzulegen und transparent vorzuhalten. Hiermit ersetzt die elektronische Akte eine herkömmliche physische Akte und ist häufig analog aufgebaut.


Wozu die E-Akte?

Die elektronische Akte dient vorrangig der Revisionssicherheit, die sich durch die technische Eigenschaft realisieren lässt. Darüber hinaus sollen weitere Objekte, Vorgänge und Informationen so dargestellt und in Verbindung gesetzt werden können, dass der Anwender einen 360-Grad-Blick auf einen Vorgang erhält – auf Knopfdruck. Dies schafft Transparenz, eine lückenlose Dokumentation, spart Zeit bei der Suche nach Informationen und minimiert Risiken als auch Fehler bei der Bearbeitung.
Intelligente Erinnerungen und Hinweise informieren Sie zusätzlich über auslaufende Fristen und zu erledigende Aufgaben, die in einer physischen Akte gerne übersehen werden.
Zu guter Letzt unterstützt die E-Akte ein umweltbewusstes Arbeiten und spart wertvollen Raum.


Welche E-Akten gibt es?

E-Akten erscheinen in derselben mannigfaltigen Form wie ihre physichen Vorgänger. Von der einfachen Vorgangsakte bis hin zu branchenspezifischen Akten wie der Gesundheits- oder der Rechts- bzw. Fallakte.
Die Unterschiede der E-Akten ergeben sich somit aus dem jeweiligen Anwendungszweck und können grundlegende aber auch fachspezifische Funktionen unterstützen


Warum eine elektronische Rechtsakte?

Neben den oben genannten Eigenschaften, die eine E-Akte auszeichnen, erfüllt die elektronische Rechtsakte darüber hinaus funktional die konkreten Anforderungen einer Rechtsabteilung oder Kanzlei in der Fallbearbeitung.
Neben den grundlegenden Informationen sind Rechtsabteilungen in der Fallbearbeitung darauf angewiesen, weitere Aspekte im Blick zu behalten, die eine herkömmliche E-Akte nicht unterstützt.
Angefangen beim klassischen Posteingangsprozess bedarf es einer effizienten und effektiven Lösung, Transparenz über die eingehenden Fälle zu erhalten. Diese müssen nach Art, Umfang und Problemstellung (Sach- bzw. Rechtsgebieten) schnell und einfach zu sichten sein, um sie den jeweiligen Fachverantwortlichen zielgerichtet zuordnen zu können.
In der konkreten Fallbearbeitung benötigt der Anwender eine sinnvolle Verknüpfung zwischen dem Fall, den Parteien und deren Zusatzinformationen. Bestenfalls gibt ihm die elektronische Fallakte auch stets einen Überblick zum Status, dem Instanzenzug sowie weiteren Beteiligten, wie Kanzleien und externe Anwälte, die einen in der Fallbearbeitung unterstützen.
Bei Sammelklageverfahren hingegen bedarf es ebenfalls einer geeigneten Darstellung und Verknüpfung von übergeordneten Sammelklagen als auch den untergeordneten Einzelverfahren, um eine strategische Vorgehensweise entwickeln, Maßnahmen ableiten und auch Risiken im Blick behalten zu können.
Abschließend gilt es, die Rechtsrisiken als auch die internen und externen Kosten (Spend Management) in einer elektronischen Rechtsakte adäquat zu berücksichtigen, um auch für das Controlling einen wertvollen Beitrag zu leisten.


Was bietet HMP für die E-Akte?

Neben der klassischen Vorgangsverwaltung bietet HMP zusätzlich eine spezifische elektronische Rechtsakte mit dem HMP Legal Case Management (HMP LCM).
Das HMP LCM Modul digitalisiert den gesamten Lebenszyklus einer Rechtsakte – von dem Posteinganzsprozess mit Zuständikeiten, über den Instanzenzug mit integrierter Aufgaben- und Fristenverwaltung bis hin zur datenschutzkonformen Löschung von personenbezogenen Daten. Hierbei profitiert der Anwender stets von der Revisionssicherheit.
Das HMP LCM Modul ist funktional zusätzlich mit einem integrierten Kanzleimanagement ausgestattet. Dies gibt dem Anwender nicht nur die Möglichkeit, einen Überblick über die unterstützenden Kanzleien und externen Anwälte zu erhalten, sondern bietet auch die Funktionalität, Mandate, Kanzleien und Anwälte pro Rechts- bzw. Sachgebiet zu bewerten, damit die richtige Unterstützung für den nächsten Fall schnell und einfach vorgeschlagen werden kann.
Mit dem Legal Spend- und Rückstellungsmanagement schafft das HMP LCM Modul die Grundlage für ausdrucksstarke Reportings und Prozessoptimierung in der Kommunikation mit weiteren Fachabteilungen. Das integrierte Rechtsrisikomanagement gibt dem Anwender stets einen aktuellen Überblick zu den Rückstellungen für Haupt- und Nebenforderungen und bei Bedarf auf Fall- und Fallkomplexebene (Sammelklagen). Der integrierte Prozesskostenrechner unterstützt den Anwender bei der automatisierten Ermittlung und Zuführung von Gerichtskosten nach dem Gerichtskostengesetz (GKG) und Rechtsanwaltsvergütungen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG).  Das Risikomanagement gibt dem Anwender stets einen Überblick über Eintrittswahrscheinlichkeiten, mögliche Kosten und unternehmensrelevante Risiken, die es in den Geschäftsprozessen zu berücksichtigen gibt.
Sämtliche Dokumente und Schriftverkehr (eMails) können zusätzlich vorgangsbezogen im integrierten DMS verwaltet werden, damit stets alle Informationen an der relevanten Stelle im Zugriff ist.

Icon AnfahrtIcon MailIcon back to top

Gestaltung, Konzeption und Umsetzung von Hela Werbung GmbH - Ihre Werbeagentur in Heilbronn