Im Kern ist eine Auslagerung eine spezielle Form des Fremdbezugs (Outsourcing) einer bisher intern erbrachten Leistung von einem externen Dienstleister. Verträge halten hierbei die Dauer, den Gegenstand sowie die vereinbarten Leistungskriterien (KPIs) für die zu erbringende Leistung fest.
Durch die einhergehenden Risiken, die dabei entstehen, wenn wesentliche Tätigkeiten eines Unternehmens an einen externen Dienstleister ausgelagert werden, schreibt der Gesetzgeber klare Regeln und Voraussetzungen für das Auslagerungsmanagement vor.
Gemäß MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) gelten strenge Vorgaben, in welchen Bereichen und unter welchen Voraussetzungen ein Unternehmen Outsourcing betreiben darf. Den Regelungen der MaRisk unterliegen alle Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG bzw. im Sinne des § 53 Abs. 1 KWG, welche sich grundsätzlich auf alle Kreditinstitute, Finanzinstitute, Kapitalanlage- und Fondsgesellschaften sowie Leasing- und Factoring-Gesellschaften beziehen.
Die Regelungen der MaRisk werden zusätzlich durch die BAIT (Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT) sowie die Guidelines der EBA (European Banking Authority) zum Umgang mit Auslagerungen verschärft (Guidelines on outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02)). Insbesondere die EBA-Guidelines sollen ein einheitliches Rahmenwerk für Auslagerungen durch CRR-Institute, Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute schaffen.
„Do your best and outsource the rest“, beschreibt wohl am besten die Zielsetzung und Hintergründe des Outsourcings. Outsourcing im Allgemeinen verspricht vielerlei Potenziale durch eine Fokussierung auf das eigentliche Kerngeschäft eines Unternehmens. Durch das Auslagern von Aufgaben, Funktionen oder ganzen Teilbereichen können umfangreiche Zeit-, Aufwands- und Kostenpotenziale erzielt werden. Gleichzeitig kann sich das Unternehmen im eigenen Marktsegment entsprechend differenzieren und weiterentwickeln. Je umfangreicher, komplexer und gewichtiger die Aufgabe, die Funktion oder der Teilbereich einer geplanten Auslagerung für die Aufrechterhaltung eines Unternehmens ist, desto höher ist das Risiko und der mögliche Schaden, sollte der Dienstleister seine Leistung nicht mehr bzw. schlecht erbringen. Entsprechend müssen Auslagerungen, anhand ihrer Kritikalität und Wesentlichkeit überwacht werden. Das Auslagerungsmanagement im regulatorischen Sinne muss durch ein geeignetes Steuerungs- und Überwachungskonzept sicherstellen, dass der Dienstleister den Gegenstand seiner Leistung adäquat erbringt und während der Vertragslaufzeit auch erbringen kann. Bei Schlechtleistung bzw. Ausfall müssen geeignete Notfallkonzepte für einen Exit bzw. eine reibungslose Fortführung des Geschäftes (Business Continuity Management) zur Verfügung stehen, um den möglichen Ausfall kompensieren zu können.
Um eine Auslagerung adäquat prüfen und deren Risiken sinnvoll begegnen zu können, kennt das Auslagerungsmanagement regelmäßig folgende Kernaufgaben:
Grundsätzlich bestimmen die Gesellschaftsform, das zugehörige regulatorische Regime sowie der Gegenstand (anhand der Kritikalität/Wesentlichkeit) einer geplanten Auslagerung in welcher Form ein Auslagerungssachverhalt klassifiziert und anschließend geprüft, überwacht und gemeldet werden muss.
Durch den modularen Aufbau der HMP Produktlinie unterstützt das HMP Outsourcing Management (HMP OM) sämtliche Funktionen und Kernaufgaben eines zentralen Auslagerungsmanagements (ZAM). Von der Anlage, über eine automatisierte Kategorisierung (sonstiger Fremdbezug, sonstiger IT-Fremdbezug, Auslagerung), Prüfung auf Auslagerbarkeit und der Bewertung eines Auslagerungssachverhalts bis hin zum integrierten Lieferanten-/Dienstleistungsmanagement (HMP SRM) sowie einem integrierten Vertragsmanagement (HMP ECM) können sämtliche relevante Teilbereiche des Auslagerungsmanagements systemgestützt bearbeitet werden. Hierdurch haben Anwender aus mehreren Fachbereichen die Möglichkeit auf Ebene des Auslagerungssachverhalts, auf Ebene des Dienstleisters sowie auf Vertragsebene ein aktives Risikomanagement für eine ganzheitliche Bewertung der ausgelagerten Aktivität/des ausgelagerten Prozesses durchzuführen.
Mithilfe des integrierten Workflowmanagements wird der Anwender bei der Anlage und Bewertung eines Sachverhalts durch sämtliche regulatorische Anforderungen systemgestützt geführt. Dies beinhaltet auch die Prozesse für ein integriertes Monitoring und die Steuerung von vertraglich vereinbarten Leistungskriterien sowie die Entwicklung des Dienstleisters.
Darüber hinaus unterstützt HMP OM alle Kontrollhandlungen durch das ZAM bis hin zur Beendigung der Geschäftsbeziehung. Sämtliche Fachverantwortliche werden bereichsübergreifend zu den jeweiligen Vorgängen, Aufgaben und Informationen zusammengeführt, damit ein standardisiertes und regulatorisch gefordertes Vorgehen zu jederzeit eingehalten wird.
Darüber hinaus stehen eine Vielzahl von Auswertungen über Dashboards und das Reporting an die Aufsicht (bspw. Auslagerungsregister, Dienstleisterregister) sowie das interne Management auf Knopfdruck zur Verfügung.
